GoBD-konforme Rechnungsarchivierung: Das sollten Sie beachten

Lernen Sie die Grundlagen und Best Practices für eine GoBD-konforme Archivierung Ihrer Rechnungen kennen.

GoBD-konforme Rechnungsarchivierung: Grundlagen und Best Practices

Die korrekte Archivierung von Buchhaltungsunterlagen ist eine wesentliche Voraussetzung für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe oder Branche. In Deutschland schreibt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) spezifische Anforderungen und Standards für die Aufbewahrung solcher Dokumente vor. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Aspekte der GoBD-konformen Rechnungsarchivierung, die Sie beachten sollten.

Warum eine GoBD-konforme Rechnungsarchivierung wichtig ist

Die Nichtbeachtung der GoBD kann zu erheblichen Strafen führen, in manchen Fällen sogar zur Verweigerung des Vorsteuerabzugs oder zur Neubewertung von Steuerprüfungen. Es ist daher absolut essenziell, die Grundsätze der GoBD zu verstehen und sie konsequent in Ihrer Buchhaltung anzuwenden.

Grundlagen der GoBD-konformen Rechnungsarchivierung

Ordnungsmäßigkeit: Alle Dokumente sollten in einer systematischen, logischen Reihenfolge archiviert werden, die die Rechnungsdaten und Transaktionen klar und öffentlich zugänglich darstellt.

Vollständigkeit: Alle relevanten Dokumente und Buchhaltungsunterlagen müssen archiviert und geräteunabhängig lesbar sein.

Richtigkeit

Die archivierten Daten müssen korrekt und unverändert sein. Jegliche Veränderungen einschließlich des Löschens von Daten müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Zeitnahe Erfassung

Alle Rechnungen und Buchungen müssen innerhalb einer kurzen Frist ordnungsgemäß erfasst und archiviert werden.

Best Practices für die Rechnungsarchivierung

Aufbewahrung aller Buchhaltungsunterlagen für mindestens 10 Jahre in anerkannten Formaten wie PDF oder TIF.
Vereinfachung des Prozesses durch die Nutzung eines intuitiven, leistungsfähigen Tools zur Rechnungsstellung und -archivierung.
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der archivierten Daten, um ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.

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Bitte beachten Sie, dass dies eine allgemeine Anleitung ist und spezifische Fragen zur GoBD-konformen Rechnungsarchivierung mit einem Experten geklärt werden sollten.

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*Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel allgemeine Informationen bereitstellt und nicht als spezifische Rechts-, Steuer- oder Fachberatung zu verstehen ist. Während wir unser Bestes tun, um sicherzustellen, dass die Informationen in diesem Artikel korrekt und aktuell sind, können Gesetze und Vorschriften variieren und sich ändern. Daher sollten Sie sich bei spezifischen Fragen oder Bedenken immer an einen qualifizierten Fachmann oder Ihre lokale Steuerbehörde wenden. Liberty Invoice übernimmt keine Haftung für eventuelle Verluste oder Schäden, die aus der Nutzung der in diesem Artikel bereitgestellten Informationen entstehen könnten.